ΠΩΣ ΝΑ ΓΡΑΨΩ ΕΝΑ ΕΠΙΣΗΜΟ ΓΡΑΜΜΑ

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΣΥΣΤΑΣΗΣ ΕΠΙΣΗΜΗΣ ΕΠΙΣΤΟΛΗΣ. πως γραφουμε επιστολη

Εάν για κάποιον λόγο θέλουμε να στείλουμε σε κάποιο πρόσωπο ή σε κάποιον φορέα μια επιστολή για να γνωστοποιήσουμε ένα προσωπικό μας ζήτημα, η επιστολή αυτή θα πρέπει να έχει επίσημο χαρακτήρα και όχι προσωπικό. Σε γενικές γραμμές, θα πρέπει να προσέξουμε τα εξής:

  • Αρχικά, θέτουμε στο περιθώριο επάνω δεξιά την τοποθεσία και την χρονολογία της δεδομένης στιγμής για να γνωρίζει εξ’αρχής ο παραλήπτης τις δύο αυτές σημαντικές πληροφορίες, π.χ. Θεσσαλονίκη, 2013.
  • Δεύτερο σημαντικό βήμα είναι η προσφώνηση. Οφείλουμε να προσφωνήσουμε στην πρώτη σειρά της επιστολής τον παραλήπτη και στη συνέχεια να βάλουμε κόμμα στο τέλος της προσφώνησης και ν’αλλάξουμε σειρά, έτσι ώστε η προσφώνηση να τοποθετείται μόνη της σε μία σειρά. Τώρα, όσον αφορά την προσφώνηση που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποιος αυτή ποικίλλει ανάλογα με τον παραλήπτη, οι συνηθέστερες όμως προσφωνήσεις είναι: Αγαπητέ κύριε/α…, Αξιότιμε κύριε/α…

Προσοχή! όταν πρόκειται να στείλουμε επιστολή σε κάποιον φορέα δεν προσφωνούμε τον ίδιο τον φορέα, αλλά τον συγκεκριμένο αρμόδιο, π.χ. δεν γράφουμε : Αξιότιμο Ι.Κ.Α.

  • Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής πρέπει με σαφήνεια να αναπτύξουμε το θέμα που μας απασχολεί, ή το αίτημα που έχουμε να θέσουμε. Από τις πρώτες γραμμές της επιστολής εξηγούμε για ποιόν λόγο την αποστέλλουμε και τι σκοπό έχουμε. Για παράδειγμα, αν ζητούμε από τις τοπικές αρχές την άδεια για την χρήση ενός δημοτικού χώρου με σκοπό να κάνουμε ένα φιλανθρωπικό μπαζάρ, γνωστοποιούμε το αίτημα μας αυτό από την αρχή της επιστολής και το αιτιολογούμε σύντομα. Η πλήρης επιχειρηματολογία και η αιτιολόγηση λαμβάνει χώρα στην επόμενη, ή στις δύο επόμενες παραγράφους που θ’αποτελέσουν το κυρίως θέμα, ανάλογα με την έκταση της επιστολής.
  • Εξίσου σημαντικός με την υπόλοιπη επιστολή είναι ο επίλογος. Για τον επίλογο είτε κρατούμε το «δυνατό μας χαρτί» από άποψη επιχειρηματολογίας, είτε μπορούμε να παραθέσουμε μια παροιμιώδη φράση γενικής αποδοχής, η οποία όμως να συμπίπτει με τον εν γένει επίσημο τόνο. Φυσικά, δεν παραλείπουμε να ευχαριστήσουμε εκ των προτέρων τον παραλήπτη και προαιρετικά μπορούμε εν κατακλείδι να εκφράσουμε την ελπίδα, ή την ευχή μας ότι το αίτημα μας θα υλοποιηθεί, με την ευγενική διευθέτηση του παραλήπτη της επίσημης επιστολής.
  • Κάποια γενικά σημεία που πρέπει να προσέξουμε είναι: η χρησιμοποίηση επίσημου λεξιλογίου, όχι εκφράσεις του προφορικού λόγου, όταν αναφερόμαστε στον παραλήπτη ή και σε άλλα πρόσωπα χρησιμοποιούμε πληθυντικό αριθμό, όχι χυδαιολογίες και ύβρεις, όχι ορθογραφικά λάθη και ασυνταξίες, αποφεύγουμε τον βερμπαλισμό, είμαστε σαφείς και σύντομοι.

Αρίστη Τσέλου

Φιλολόγος , Δημοσιογράφος

DoseNea.com

ΠΩΣ-ΝΑ-ΓΡΑΨΩ-ΕΠΙΣΗΜΟ-ΓΡΑΜΜΑΠώς γράφω μια επιστολή; Πως γρλαφω ενα γράμμα;

You may also like...

Σχολιάστε